【支払調書】発行が必要な事例と書き方、受け取る側の注意点とは?

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支払調書

源泉徴収票は知っていても、支払調書という書類はあまり馴染みがないという方は多いのではないでしょうか。支払調書は法人又は個人事業主が、一定の場合には税務署への提出が必要となる法定書類の一つです。

今回はそんな支払調書について、書き方や発行が必要なケースなど、源泉徴収票との比較を交えながら解説していきます。

そもそも支払調書とはどんな書類?

支払調書にはいくつか種類があります。 実務的によく見られるのは、個人事業主に対し1月1日から12月31日までの期間において支払った報酬、料金、契約金等について作成する「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」になります。

また、支払調書と関連性の高い書類としては源泉徴収票があります。源泉徴収票は、法人又は個人事業主がある年の1月1日から12月31日までの間に支払った給与の合計金額や源泉徴収した所得税額を記載し、雇用している従業員各自に対して発行する書類となります。

支払調書の詳細について

個人事業主は会社員のように年末調整がないため、自ら1年の所得を計算し所得税を納めなければなりません。 支払調書は、一定の基準を満たすものについては税務署への提出が必要になりますが、その支払先への交付義務はありません。 しかし報酬等の支払先の個人事業主から支払調書の発行を要求されるケースがあります。 これについてはサービスで支払調書を交付している事業主が比較的多いかと思います。

例えば、企業Aが個人事業主Bに対して、100万円の報酬を支払うことになったケースを想定します(実際の税率と異なりますが、理解しやすいよう税率20%として説明します)。AはBに対して、100万円から源泉徴収税額20万円(100万円×20%)を除いた金額である80万円を支払います。Aはその源泉徴収した20万円を国に納付し、Bから依頼があった場合には厚意で支払調書を発行するケースもあります。

そして1年が終わり、Bは確定申告の時期を迎えたとします。その際、Bが支払うことになる所得税額は50万円となりました。支払調書をもとに、既に前払いしている税金、すなわち源泉徴収され、Aを通じて既に納付している20万円を所得税額の50万円から差し引くことができるため、Bが納付すべき所得税額は30万円ということになります。

このように、支払調書は個人事業主が所得税の前払いを行ったということを証明してくれる重要な書類であるといえます。

支払調書の発行が必要なケースとその注意点とは?

ここまで支払調書について具体例を挙げて説明してきました。ここではおさらいを兼ねて支払調書の発行が必要なケースとその注意点を箇条書きでまとめていきます。

【支払調書を作成する事業主】
・所得税法第204条第1項の各号に規定されている報酬や料金など、税理士、弁護士、司法書士等へ報酬料金等を支払った場合に支払調書を発行し、税務署への提出が必要となります(但し、一定の金額基準等があり、それに満たない報酬の支払については税務署への提出は不要です)。 なお、支払調書は上記報酬・料金以外にも存在するため、注意が必要です。 ※税務署への提出は必要ですが、相手先への提出は義務ではありません。

【報酬等を受け取る個人事業主】
・支払企業に対して支払調書の交付を早めに依頼しておきましょう。ただし、発行者側に交付義務はありませんので、支払調書の交付を受けることができない場合もあります。このような場合に備え、自身でしっかりと帳簿を作成しておくことが重要です。もちろん、支払調書の確定申告書への添付義務はありません。

支払調書の書き方の注意点、取得方法と発行について

支払調書の書き方について、その注意点を3つご紹介します。

1. 記入方法に関して

税務署から送付される「給与所得の源泉徴収票等の法定調書の作成と提出の手引」を参考にして、記入していきます。毎年行うことになる作業なので、毎年同じような感覚で進めてしまいますが、様式や記載方法が変更される可能性もあるため、注意が必要です。

最新の情報を取り入れた上で記入を行いましょう。

2. 金額の集計に注意しましょう

金額を集計する際には、この2点に気をつける必要があります。

1点目は、支払金額は原則的には消費税を含めた金額で集計するという点です。会計データから支払金額等を集計する際には、税込経理か税抜経理かの消費税の経理方式に応じ集計する金額が変わってきてしまいますので注意が必要です。

2点目は、支払金額を集計する際に12月31日時点で未払いの金額も含む点です。支払いが発生するということが確定していれば、その時点で、実際の支払いをしていなくても支払金額として集計することになります。未払金額については支払調書に別に記載する場合があるので、区別して集計しておくことで記載のミスを減らすことができます。

3. 支払調書の作成部数は2通以上

必要となる支払調書の作成部数にも注意してください。一定の金額基準を満たした場合は支払調書を税務署に提出する義務があります。税務署への提出用に加え、報酬の受取側の事業主から依頼される場合もあるため、支払調書は2部ずつ作成しておくことをおすすめします。支払調書の発行義務については「支払調書の発行義務はあるのか?」を参考にしてください。

まとめ

支払調書がどんな目的を持った書類で、どういった方に必要となるのかといった点や、支払調書の書き方を中心に紹介してきました。

今後、個人で事業を行っていこうと考えている方は、ご自身でしっかり会計帳簿を作成し、支払調書の発行依頼をしなくてもいいようにしましょう。

(2014年12月20日:【発行する企業】の項目について一部文言を修正させていただきました。)

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正しく理解できていますか?支払調書と源泉徴収票の違いとは

監修:高木 健太郎 (税理士)

税理士法人ナレッジラボ 代表社員
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