経理業務代行にどこまでお任せできる?どんな業務が向いてる?マネーフォワード経理本部によるBPO導入 -質疑応答編-

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業務プロセスを外部に委託するBPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)。マネーフォワードの経理本部でも、BPOサービスを活用しています。そこで、BPOサービスの導入に携わってきたメンバーが、具体的な運用内容やメリットをお伝えするべくWebセミナーを実施。

こちらの記事では、セミナーに寄せられた質問と、それに対する経理本部メンバーの答えをまとめています。BPOサービスに関心がある方は、ぜひ疑問や解消の自社の課題と照らし合わせるなど、お役立てください。

セミナー登壇者
執行役員 経理本部 本部長 松岡
経理本部 経理1部 片岡
経理本部 経理2部 東嶋
クラウド経費本部 本部長 今井
クラウド経費本部 カスタマーサクセス部 野永

目次

Q. BPOサービスは、申請者とのやり取りをどこまで行ってくれますか?

まず、申請が上がってきてから、やり取りがはじまるかたちになりますので、そもそも申請していない人への催促を任せるのは難しいです。そのため、たとえば「1営業日までに申請をしなければ承認しませんので、必ず期限内に申請してください」と経理からアナウンスする必要があります。

申請さえ上がってくれば、BPOサービスに承認に至るまでのプロセスをすべて委託できます。たとえば、「科目の証憑が不鮮明だった場合は、申請者に再撮影を依頼する」「事前申請の金額を超過している明細は、申請者に差分の追加申請を依頼する」といった対応もお任せできます。

Q. BPOサービスの採用は、申請者の意識向上につながるのでしょうか?社員ではなく BPO サービスのオペレーターが対応すると、ルーズにならないか心配です。

逆に、意識は高まると思います。BPO サービスのオペレーターは、決められたルール通りに処理を進めてくれますので、今回だけ特別というような融通が利きません。社外の方に確認いただいているという意識もあるためか、むしろ期日やルールを守っていただける方が増えた印象です。

Q. 約400名の従業員がいます。ただ、各従業員の精算は毎月数件なのですが、BPO サービスの利用は不向きでしょうか?

結論としてはBPOサービスの利用は向いているのではないか、と思います。各社独自の会計システム等を前提とした各社カスタマイズのBPOの場合は、400名ほどですと費用的にペイするかどうか微妙なラインかと思います。最低限、パートナー側で担当1名、チェッカー1名はアサインする形になるためです。
一方、クラウドシステムの活用を前提としたBPOですとシステムが同一ですので、複数社でBPOリソースを共有する形になるため、費用的に充分ペイできる計算になるかと思います。

Q. 領収書を BPO サービスへ発送する際には、何かの箱にまとめるだけでも大丈夫なのでしょうか?

はい、大丈夫です。BPOサービス側では、先に届いた明細画像と原本が一致しているかどうかを確認します。その際に、原本が届いたかどうかをチェックしているのですが、領収書には申請者の名前の記載が必要になります。それがきちんと担保されてあるのであれば、どのような送り方でも問題ありません。

たとえば、当社では申請者に領収書の束がバラバラにならないようにホチキス止めしてもらい、一番前の領収書にだけ名前を書いて、提出してもらっています。

Q.「領収書(原本)を毎月送付するのが面倒」という声が多いです。そのため、たとえばスキャンしたものをベースに経費処理して、半年や年1回など定期的にまとめて送付すると何か支障はありますか?

BPOサービスのセンターへの送付は、必ずしも毎月にする必要はないです。ただし、従業員からの回収については、出来る限り毎月行わないと、「回収しないと出さなくても承認してくれるんだ」という意識付けにつながってしまうので、毎月の回収をお勧めします。

Q. 部署の上長ではなく、BPOサービスが承認者になるのでしょうか ?

実際の運用としては、申請者が上長に申請を上げ、承認を得てからBPOサービスに申請を上げるかたちを取っています。このフローは各社の状況に応じて変更できます。

Q.「マネーフォワード クラウド経費BPO」と、他の事業者が提供しているBPOサービスとの違いは何でしょうか?

マネーフォワード クラウド経費の導入が前提のBPO サービスであるという点です。システムが統一されており、オペレーターの作業が単純化されているため、他社の BPOサービスと比較すると、格段に低いコストでの提供が可能です。

Q. PDF を修正できるソフトを持っている社員がいます。その社員からの申請は、紙でもらうしかないでしょうか?

電子帳簿保存法では、真実性の確保のために、スキャナ保存の実務にあたって、タイムスタンプの付与を義務付けています。そのため、スキャンしたPDFにはタイムスタンプを付与しなければいけません。また、重要書類の場合は、画像と書類の同等確認、タイムスタンプ付与までの入力事務を2人以上で行う「相互牽制」が義務付けられています。こうしたルールに則って業務フローを作れば、紙をもらう必要はありません。

Q. スマホなどの画像加工アプリで、領収書の金額を変更することもできると思います。この辺りの透明性はどのようにクリアできるでしょうか?

マネーフォワード クラウド経費では、クレジットカードとの連携機能があるので、これを活用することで透明性がアップします。クレジットカードの明細がシステムに自動で取り込まれるので、金額を変更するとアラートが出るようになっています。また、領収書とクレジットカードの明細金額に違いがないか、チェックすることで改ざんを見つけることにつながります。いずれにしても、改ざんの不安を払拭するには、コーポレートカードを配布すること一番の解決法だと思います。

Q. 承認者の承認漏れをチェックする良い方法があれば教えてください。

ルールを記載したドキュメントを共有して、その通りにチェックしてもらうのは有効な方法だと思います。実際に、BPOサービスのオペレーターも、ルールブックを参照しながら日付や経費科目、金額などをチェックしています。そのため、同じものを承認者にも渡しておくと、漏れが減るはずです。

Q. BPOサービスと申請者のコミュニケーションだけで伝票チェックが完結せずに、経理にエスカレーションする頻度を知りたいです。

運用開始直後はありましたが、数件ほどでした。いまは、ほとんどありません。BPOサービスに委託している範疇のコミュニケーションについては、経理は関わらないスタイルを貫いていると、従業員も最初からBPOサービス宛に質問を送るようになるので、徐々に経理の負担が減りました。そもそもルールに載ってないケースが起きると、どうしてもエスカレーションは発生すると思います。ただ、この場合でもルールブックに不足があって質問につながった場合にはルールブックに追記することで、常にルールブックをブラッシュアップするように心がけています。

※お客様には弊社が試行錯誤を重ねたルールブックのサンプルを例としてご活用いただけます※

Q. BPO サービスによって、締め切り間際の処理のスピード化は期待できますか?

期待できます。社内経理だけでの対応だと立替経費だけではなく、支払処理や現金の出納管理など別の業務を同時並行で処理するので、タイムラグが生じ、なかなかスピードアップできない部分もあると思います。しかし、BPOであれば立替経費は専任者が対応するため、申請者とのコミュニケーションを丸ごと任せられるので、経費精算処理と同時並行で別の処理を進めることができます。実際に、当社でもBPO導入後は費用計上のスピードが大幅にアップしました。

Q. BPO サービス導入後、経理のスキル維持はどのようにされていますか?

もちろん伝票処理も重要な仕事ではあります。しかし、それに時間を取られ過ぎると、経理ならではの専門知識を必要とする業務に時間を割けません。当社ではBPOサービスを活用したことで、より金額の大きな請求書の処理、連結決算処理、開示処理、税務申告書の作成などにより時間を割けるようになりました。コア業務にスライドできたという意味において、経理としてのスキルアップが実現できたと思っています。

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※掲載している情報は記事更新時点のものです。

Bizpedia編集部

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