アウトソースが経理業務をアップデートする!マネーフォワードの事例から考察するBPOサービス導入のメリット

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業務プロセスを外部に委託するBPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)。コスト削減やコア業務への集中など、経営戦略上のメリットが大きいことから、ニーズが高まっています。

業務のシステム化・自動化を積極的に推進しているマネーフォワードの経理本部でも、BPOサービスを導入。システムではどうしても解決できない業務フローのアウトソースを推進し、業務負荷軽減につなげています。

そこで、実際にBPOサービスの導入や運用に携わってきた経理本部のメンバーが、Webセミナーを実施。BPOサービスのメリットをはじめ、BPOを具体的にどのように活用しているのかについてご紹介しました。こちらでは、セミナーの内容をハイライトでお届けします。

セミナー登壇者
執行役員 経理本部 本部長 松岡
経理本部 経理1部 片岡
経理本部 経理2部 東嶋
クラウド経費本部 本部長 今井
クラウド経費本部 カスタマーサクセス部 野永

Part1. 経理部門がBPOサービスを導入した場合の流れ

経理業務には、まだシステムでは解決できない業務が残っています。代表的なものとして挙げられるのが紙の処理です。たとえば、領収書の確認や保管といったノンコア業務に費やす時間は少なくありません。また、申請内容の判断基準も属人的になってしまったり、間違った申請の差し戻しに気を遣ってしまったりと、手間や心理的負担も無視できません。

こうした課題の解決方法がBPOサービスです。

立替経費をアウトソースしたときのフロー

まず、クラウドシステムを経由して、申請者が経費をデータで申請します。上長の承認などを得たあとに、BPOサービスに領収書(紙)が回ってきます。申請内容に問題なければ承認して、経理が振込処理や仕訳連携をします。基本のチェック作業はすべてBPOサービスに一任できますので、経理側の作業としては振込処理や仕訳連携のみとなります。

申請データでよく見受けられるのは、科目の間違いなどです。これについては、BPOサービスと経理との間で、事前にルール決めを行います。BPOサービスはそのルールに従い、科目修正や不備があった場合は申請者に差し戻します。なお、申請者とBPOサービスのコミュニケーションは、クラウドシステムに組み込まれたチャット機能を活用します。

また、領収証(紙)の原本については、まず申請者が収集した領収証をBPOサービスの事業者宛に発送します。拠点や店舗を複数持つ企業であれば、各所から直接送付します。BPOサービスには、期日までに届いているかどうかの確認、原本突合で金額の間違いチェック、確認済み原本のファイリングまで委託することができます。さらに、原本はBPOサービスのセンターに預けることができるので、社内で領収証の取り回しをする必要が一切なくなります。

立替経費の申請者とのやり取りはBPOオペレーターにお任せ

この一連の流れでポイントになるのは、申請者との直接のやり取りをBPOサービスのオペレーターに一任できる点です。

また、オペレーターは修正や差し戻しだけではなく、申請者にクラウドシステムを効率的に使う方法の提案も行ってくれます。たとえば、マネーフォワード クラウド経費では、ICカードやモバイルSuicaから運賃情報をデータに取り込める機能があります。このような便利機能をまだ活用していない申請者に向けて、個別に活用を提案してくれます。

全体に向けて使い方を周知しても、なかなか活用されないケースも少なくないので、個別の提案は申請者にとってもメリットのあるサポートだと言えます。

1 to 1 のサポートを実施

Part2. マネーフォワード経理本部のBPOサービス導入事例

マネーフォワード経理本部では、従業員の「立替精算」はすべてマネーフォワード クラウド経費を使って申請しています。そこで、上がってきた経費データを処理する業務フローの一部でBPOサービスを活用しています。具体的な内容や導入にあたっての取り組み、活用してみて分かったメリットなどをご紹介します。

BPOサービス活用の具体的内容

BPOサービスの導入前は、上長の承認後に上がってきたデータに、金額の妥当性や消費税の抜け漏れ、二重入力がないかなど、経理で申請内容をチェック。最後に、仕訳をクラウド会計に連携するというプロセスを踏んでいました。このうち申請内容のチェックに関して、BPOサービスを活用することにしました。

立替経費の業務フローとアウトソース化(図はクリックで拡大表示できます)

BPOサービスの導入にあたって、まずは科目別のルールをまとめました。科目が合っているかを判断するための定義を記載し、そのうえで科目ごとに領収書の添付の必要/不要を細かく追加しました。たとえば、「勤務先から近隣への移動に掛かった電車運賃の領収書は不要だが、それ以外は必要」といったように、区分けを整理していきました。

現在は、実際に発生する精算内容をほぼカバーしていますが、当初はゼロベースでルールの整理を進めました。たたき台は作成したものの、足りない内容も見つかり、経理メンバーと何度もやり取りをして、数か月間でブラッシュアップして完成させました。

BPOサービス導入にあたって考慮したこと

BPOサービスのメリットは理解していたので、業務効率化のために必要だと考え、かねてより導入を検討していました。しかし、BPOサービスを活用する前には、お渡しする業務内容をシンプルに整えてから、標準化と明文化の重要性を感じていました。なぜなら、現状のプロセスをそのまま渡してしまうと、逆に確認のやり取りが増えて、業務効率化に逆行してしまうと思ったからです。

そこで、個別ルールの見直しをはじめ、現場と経理でどのようなコミュニケーションが行われているのかなど、経理メンバーで話し合いを重ねました。最終的に肝になるのは、ルールをどう定めるかという部分。こちらが提示したルールをもとに、BPOサービスのオペレーターが判断するため、もしルールに漏れがあると、結局は経理が対応せざるを得なくなります。そのため、漏れなくダブりのないルールを設計するように心掛けました。

また、一部の科目名称も変更しました。経理が思っている以上に、一般社員の皆さんは科目名称に対して分かりにくさを感じています。申請者とBPOサービスとのやり取りをスムーズにするためにも、「誰が見ても絶対にこの科目しか選びようがない」という名前にリニューアルしました。あまり長すぎる科目名称は読んでくれませんので、短くするなど経理メンバーで知恵を出し合いながら工夫しました。

改めて自分たちの運用を洗い出してみると、メンバーによって判断が異なっていたことが発覚し、理解を擦り合わせるという副次的効果を得ることができました。整理に時間は要しましたが、経理業務をブラッシュアップする良い機会になったと思います。

BPOサービス導入で感じた3つのメリット

<メリット① 月次決算の早期化>

立替精算のプロセスの一部をアウトソーシングにより、人的リソースを別の業務にシフトすることができたので、結果として月次決算の早期化につながりました。

以前は、立替経費に経理のメンバーを2名割いて、第1営業日から第3営業日まで処理に充てていました。その間に積み上がった売上や請求書の処理などは、第4営業日以降にやっと着手できるかたちでした。

BPOサービス導入後は、より重要度の高い経費処理にメンバーを振り分けることが振ることができています。現在は、第4営業日になると、費用周りの処理はすべて終えることができています。このスピード化にともなって、会社全体に関わる月次決算も早期化することができました。

<メリット② フェアな運用が実現>

以前から経費精算のルールは従業員に周知してきましたが、きっちり徹底されているかというと、そうは言えない部分が多々ありました。差し戻しのときに、申請者に連絡すると「何か間違ってた?」と身構えられて、気を遣いながら説明することもしばしばでした。

その点、BPOサービスにお任せすると、きっちりルール通りに粛々とやり取りをしてもらえるので、心理的なコミュニケーションコストの削減は大きいと思います。経費精算をより厳密かつフェアに運用できるようになった結果、申請者も〆切をしっかり守ってくれるようになりました。

<メリット③ 丁寧なサポートによる安心感>

BPOサービスのオペレーターが、しっかりとフォローしてくれるので安心感があります。もしBPOサービス側から、申請者に指摘をしたあとに返事がなかった場合も、「その後、いかがでしょうか?」とメッセージを送ってくれるなど、サポートが行き届いています。

オペレーターは経理経験を持つ人が多いので、メールの対応が非常に長けている印象です。そして、些細なことでも、不明点があれば経理メンバーに必ず確認してから進めてくれます。もし勝手な判断をされてしまって、私たちが預かり知らぬところで誤った処理をされたら困りますが、その心配がないので信頼してお任せできます。

また、自社だけで経理業務を回していると、経理メンバーが体調不良で出社できなくなった場合などは、他の社員でカバーするしかありません。しかし、BPOサービスはいい意味で、業務が属人化せず、文書化できるため、誰でもすぐにキャッチアップできます。そのため、マネジメントレベルでも大きな進化がありました。

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※掲載している情報は記事更新時点のものです。

Bizpedia編集部

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