• 作成日 : 2024年11月5日

【一覧表あり】電子帳簿保存法の対象外になる書類をわかりやすく解説

先般、経済社会のデジタル化を踏まえて、電子帳簿保存法が改正されました。2023年12月31日までは宥恕期間が設けられていましたが、2024年1月1日からは電子取引のデータ保存が完全義務化されたことを受けて、目下対応中の企業や個人事業主も多いでしょう。自分の取り扱う書類が電子帳簿保存法の対象か、対象外かを把握することは、喫緊の課題かもしれません。

そこでこの記事では、電子帳簿保存法の対象外になる書類について解説します。一覧表も掲載しているので、ぜひお役立てください。

電子帳簿保存法の対象外になる書類は？

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存する際の取り扱いを定めた法律です。しかし、国税関係の帳簿や書類を一律に電子データで保存すればよいわけではありません。実際には、下記の3つの保存区分に則して保存する必要があります。

• 電子帳簿等保存（任意）
• スキャナ保存（任意）
• 電子取引のデータ保存（義務）

たとえば、手書きで作成された国税関係帳簿は電子帳簿等保存の対象外になり、紙で保存しなければなりません。ここでは、電子帳簿保存法における電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引のデータ保存の対象外になる書類について、解説します。

手書きで作成された国税関係帳簿

国税関係帳簿とは「国税に関する法律の規定により備付け及び保存をしなければならないこととされている帳簿」のことです。

参考：電子帳簿保存法第2条②

具体的には、以下のような帳簿が該当します。

• 仕訳帳
• 現金出納帳
• 売掛金元帳
• 固定資産台帳
• 売上帳
• 仕入帳　など

電子帳簿保存法では、この国税関係帳簿を「自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合」にのみ、電磁的記録等（ハードディスクやコンパクトディスク、クラウド（ストレージ）サービスなどに記録・保存された状態にあるもの）によって保存してもよいとしています。

参考：電子帳簿保存法第4条、第5条

つまり「自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成」していない、たとえば手書きで作成された国税関係帳簿は、電磁的記録等による保存は認められないことになります。

参考：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】」（問4ご参照）

棚卸表や貸借対照表、売上伝票など

国税関係書類のうち「棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類」は、電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の対象外になります。

また、売上伝票をはじめとする伝票類は、国税関係書類に当てはまらないため、電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の適用外になります。

参考：電子帳簿保存法施行規則第2条④、電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」（問2）

国税関係書類とは「国税に関する法律の規定により保存をしなければならないこととされている書類」のことであり、決算関係書類と取引関係書類に大別されます。

参考：電子帳簿保存法第2条②

決算関係書類には、以下のような書類が該当します。

• 棚卸表
• 貸借対照表
• 損益計算書　など

一方の取引関係書類とは、取引に関連する書類のことを指し、以下のような書類が該当します。

• 見積書
• 請求書
• 領収書　など

ここで注意してほしいことは、国税関係書類のうち取引関係書類は、電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の対象になることです。詳しくは後述しているので、ご一読ください。

電子取引で授受していない書類

電子帳簿保存法において、電磁的記録による保存が義務づけられているのは、取引に関して取引先から受領もしくは交付する以下の書類を電子取引で授受した場合です。

• 注文書
• 契約書
• 送り状
• 領収書
• 見積書
• その他これらの書類と同じような書類に通常記載される事項

参考：電子帳簿保存法第2条、第7条

このことから、電子取引で授受していない注文書や契約書などは、電子帳簿保存法における電子取引のデータ保存の対象外になると解釈できます。

なお、電子取引とは「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引」のことです。具体的には、以下のような取引が該当します。

• EDI取引
• インターネット等による取引
• 取引情報を電子メールでやり取りする取引（添付ファイルを含む）　など

参考：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（問2）

ここで押さえておきたいことは、取引先と電子メールでやり取りしたすべての内容が、取引情報に該当するわけではないことです。

たとえば、電子メール本文に注文書や契約書、領収書などに匹敵する内容が記されている場合は、その電子メール自体を保存しなければなりません。

しかし、電子メール本文ではなく、添付ファイルに注文書や契約書、領収書などが含まれている場合は、その添付ファイルのみを保存しておけばよいことになります。

参考：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（問5）

電子帳簿保存法の対象になる書類とは？

ここからは、電子帳簿保存法における電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引のデータ保存の対象になる書類について、解説していきます。

自己が一貫してコンピューターを使用して作成した国税関係帳簿書類

「自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成」した国税関係帳簿や国税関係書類は、電子帳簿保存法における電子帳簿等保存の対象になります。

参考：電子帳簿保存法第4条、第5条

ここでいう電子計算機とは、コンピューターのことです。なお、国税関係書類については、紙で作成したり受領したりしたものでも、一定の要件を満たせば、スキャナ保存が認められます。

参考：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】」（問4）

契約書や領収書、請求書など

国税関係書類のうち、棚卸表や貸借対照表などの決算関係書類以外の国税関係書類は、電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の対象になります。

たとえば、契約書や領収書、請求書などは真実性や可視性を確保するための要件を満たした上で、スキャナ保存が認められます。

参考：電子帳簿保存法施行規則第2条④、電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」（問2、問9）

電子取引で授受した書類

電子帳簿保存法では、取引情報（注文書や契約書などに通常記載される事項）を電子取引（EDI取引や電子メールおよびインターネット等を介する取引など）で授受した場合には、それらを電磁的記録により保存しなければならないとしています。

参考：電子帳簿保存法第7条、電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（問1）

なお、保存の際は、真実性や可視性を確保するための要件を満たす必要があります。

参考：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（問15）

最後に、電子帳簿保存法の対象・対象外になる書類を一覧表でご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

電子帳簿保存法に則して書類を抜け漏れなく管理しよう

電子帳簿保存法の対象・対象外になる書類は、電子帳簿保存法における保存区分によって異なるため、管理が大変かもしれません。

しかし、電子帳簿保存法における電子取引のデータ保存は義務化されており、導入しない場合は、違反の程度を総合的に勘案した上で、青色申告が取り消される可能性があります。

参考：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（問66）

そのような事態を避けるために、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するのもひとつの方法です。電子帳簿保存法に則して、書類を抜け漏れなく管理しましょう。

• 監修：マネーフォワード クラウド会計

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